فایل ورد قابل ویرایش

توضیحی مختصر از متن فایل  :

مقدمه:

سيستم هاي اطلاعات دراشكال گوناگون مي تواند درسازمانهاوكسب وكارها به كارگرفته شوند .مواردي نظير انجام فعاليتها،حل مسائل سازماني وپيگيري فرصتهاي تجاري ،همگي بااستفاده ازآن امكان پذير مي گردد.

دراين مقاله قصد داريم اطلاعات تجاري (BIS) راكه كاركردهاي گوناگون سازماني نظير بازاريابي،مالي ، حسابداري ،مديريت عمليات ومديريت منابع انساني راپتيباني مي كند،موردبررسي قرارمي دهيم ودرپي آن اثراتي كه مي تواند بااستفاده ازاين سيستم ها در عملكرد سازمانها و كيفيت خروجيهاي آن ايجادشود رامورد مطالعه قرارمي دهيم .

اهميت اطلاعات درتجارت

امروزه اطلاعات هم به عنوان يك منبع استراتژيك درسازمان وهم به عنوان يگ منبع عمده براي ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات  همواره به عنوان يك مزيت رقابتي قلمداد شده است .دستيابي به اطلاعات مربوط به فعاليتها ي  گوناگون سازمان ازجنبه هاي مختلف مي تواند برعملكرد كلي آن اثرگذارباشد ،برخي ازمزاياي آن به شرح ذيل است:

داشتن اطلاعات درزمينه نيازهاوديدگاههاي مصرف كنندگان نسبت  به كالاها وخدمات فعلي سازمان مي تواندبه بهبود محصولات وايجا محصولات جديد منجرشود .

اطلاعات درمورد پيشرفتهايي كه در زمينه موادكاربرد فناوري وجودداردمي تواند به كارايي وبهره برداري درفرايند توليدبهبود طراحي وكيفيت محصول منجر گردد.

ارتباط پيشرفته ميان كاركناني كه خدماتي رابه مشتري ارائه مي دهند وگروه عمليات طراحي وتوليد محصول ،موجب مشخص شدن نواقص كالاومشكلات درنصب واجراي عمليات خواهد شد ولذا موجب افزايش كيفيت شود.

وجود جريان صحيح اطلاعات بين بخشهاي توليد وفروش مي تواند وظايف پيش بيني وبرنامه زمان بندي توليد رابهبود بخشيده وزمان تحويل راكاهش دهد.

به علاوه هرسازماني كه داده هاي صحيح ،دقزيق ،بهنگام وجامع دراختيار داشته باشدميتواند دركمترين زمان ،به داده هاي ورد نيازش دسترسي داشته باشد ،بهتر مي تواند به اهداش نايل شود.(7)

ويژگيهاي اطلاعات مناسب:

اطلاعات مفيد داراي چهارويژگي هستند: 1- بهنگام بودن   2- كيفيت   3- كامل بودن   4- مربوط بودن.بهنگام بودن به اينكه آيادرهنگاه تصميم گيري دسترسي به اطلاعت اماكم پذير است ياخير،اشاره دارد. كيفيت به معناي صحت اطلاعات است .افراد به سادگي مي تواند بااطلاعات غلط تصميم هاي اشتباهي رااتخاذ كنند.كامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوري شده ،دلالت داردومربوط بودن به ميزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصميم ها اشاره دارد. معيارهاي مناسب به مديريان كمك خواهد كرد تااطلاعات وگزينه هاي صحيح راانتخب كنند(3)

مقاصدكلي اطلاعات

دريك ديدگاه كلي،اطلاعات داده هاي موردنياز براي تصميم گيري رافراهم مي كند. اين امر از طريق توصيف حالات پديده ها ،تبيين رخدادها ،پيش بيني رويدادها ،پيشنهاد راهكارهاي لازم وسرانجام ارزيابي فعليتهاي ارائه شده ،صورت مي پذيرد .

-توصيف داده ها:

دراين مرحله هدف ازگردآوري داده ها توصيف شرايط موجوداست .همچنين دراين مرحله داده هاي مربوط به متغيرهاي تاثيرگذار برعملكرد سازمان ونيز نتيجه عملكرد سازمان جمع آوري مي شود تادرمراحل بعد باتفسير و تعبير اين داده ها به اطلاعات موردنياز دست يافت .

- تبيين رخدادها :

تبيين رخدادها عاملي است كه ناآشنايي وغير منتظره بودن محيط راكاهش مي دهد .درحوزه علم  تبيين شرايطي است كه تحت آن برخي رويدادها تغيير ازصول پذيرفته شده تبعيت مي كند .

-پيشنهاد راهكارها :

اين فرايند شامل مراحل تصميم گيري است .تعيين اهداف،شناسايي گزينه هاي مربوط ونتايج احتمالي آن ،ارزيابي اين نتايج ودرپايان انتخاب تصميم بهينه .

-ارزيابي:

به طور خاص درسازمان ارزيابي  فرايند تعيين چگونگي موفقيت برخي برنامه ها يااقدامات دردستيابي به اهداف تعيين شده است . اطلاعات مورد نياز براي ارزياي به مديران  كمك مي كند تابرنامه هاي اجرايي راارزيابي كنند وپتانسيل آتي آن  رامشخص كنند.(4)

سيستم هاي اطلاعات فرابخشي:

سيستم هاي اطلاعات اغلب تركيب يكپارچه اي از سيستم هاي اطلاعاتي بخشي هستند .اين قبيل سيستم ها فرايند هاي تجاري راپشتيباني مي كنند.

فرايند هايي نظير:

توسعه محصول جديد،توليد،توزيع،،مديريت سفارشها،پشتيباني ازمشتريان ونظاير آن .بسياري ازسازمانها به سيستم هاي فرابخشي به عنوان راهي استراتژيك براي استفاده ازفناوري اطلاعات درسهيم ساختن منابع اطلاعاتي ميان بخشهاي مختلف مي نگرند،كه به موجب آن كارايي واثر بخشي فرايند هاي تجاري خود رادردسيابي به اهداف استراتژيك خود ،بهبود بخشيد .به عنوان مثال،مي توان ازفرايند توسعه محصول جديد درسك سازمان توليدي ياد كرد.

اين فرايند تجاري (محصول جديد)مي بايستي ازسيستم هاي اطلاعات فرابخشي استفاده كنند كه چنديت بخش رادرگير مي كنند.(شكل1)

سيستم هاي اطلاعات تجاري :

سيستم هاي اطلاعات تجاري براساس وظايف وكاركردهاي تجاري كه آنها راپشتيباني مي كنند ،مورد تجزيه تجزيه وتحليل قرار مي گيرند .

همان گونه كه درشكل دومشاهده مي شود ،سيستم هاي اطلات تجاري به پنج بخش اصلي گروه بندي شده اند .اين سيستم ها بايكپارچه شده بايكديگر به صورت فرابخشي سيستم هاي اطلاعات تجاري راشكل مي دهند .(2)

1- سيستم هاي اطلاعات بازاريابي:

سيستم اطلاعات بازاريابي شامل افرادوتجهيزات وروشهايي است كه اطلاعات موردنياز براي تصميم گيران بازاريابي را به صورت صحيح وبهنگام ،گرد آوريي،دسته بندي ،تحليل ،ارزيابي ومنتشر مي كند(5)شركتهاي تجاري به منظور شناسايي وپاسخ به تغييرات پرشتاب محيط امروزي،به گونه اي فزاينده به سمت استاده ازفناوري اطلاعات گرايش پيدا مي كنند. به عنوان مثال وب سايت ها وسرويسهاي اينترنتي امكان برقراري فرايند بازاريابي تعاملي رافراهم ساخته است  كه به موجب آن مشتريان مي توانند درساخت ،بازاريابي،خريد وبهبود كالاوخدمات ،به عنوان يك شريك براي سازمان تبديل شوند .(2)

بازاريابي دوجانبه (تعاملي):

رشدانفجاري فناوريهاي اطلاعاتي تاثير عمده اي رابربخش بازاريابي داشته است . واژه بازاريابي دوجانبه به تشريح نوعي ازبازاريابي مي پردازد كه برپايه آن ،ازاينترنت ،اينترنتها واكسترانت ها براي يك تعامل دوسويه ميان سازمان ومشتريانش ويا مشتريان بالقوه اش بهره گرفته مي شود .هدف بازاريابي دوجانبه توانا ساختن شركت براي استفاده سود آور ازاين شبكه ها براي جذب ونگهداري مشتريان است كه مي خواهنددرساخت،خريدوبهبود كالاها و خدمات باسازمان شريك باشند .

درمحيط جديد اينترنتي بازاريابي ،مشتريان تنها نقش يك شركت كننده منفعل راكه پيش ازخريد تبليغات رسانه اي رادريافت مي كند ،ايفا نمي كنند،بلكه به صورت فعالانه دريك محيط شبكه اي درگير شده اند .بازاريابي دوجانبه مشتريان راتشويق مي كند تادرتوسعه محصول جديد ،تحويل دادن وموضوعهاي مربوط به خدمات (هنگام فروش وپس ازفروش)دخالت كنند. اين امر بااستفاده ازفناوريهاي گوناگون اينترنتي نظير گروههاي مباحثه خبري ،پرسشنامه ها وفرمهاي نظرسنجي روي شبكه ونام نگاريهاي ازطريق پست الكترونيك ميسر شده است.

اتوماسيون نيروي فروش:

رايانه ها وشبكه ها بسترهايي رابراي اتوماسيون نيروهاي فروش فراهم آورده اند .نيروهاي فروش مي توانند ازطريق شبكه ها ازآخرين خدمات واطلاعات شركت آگاه شوند.اين امرنه تنها باعث افزايش بهره بروري شخصي فروشندگان مي شود بلكه به طورچشمگيري سرعت دريافت داده هاي فروش راازبازار فروش براي مديران بازاريابي دردفتر مركزي شركت ،افزايش مي دهد واين امكان رابراي مديران فروش فراهم مي آورد كه باارائه اطلاعات بهنگام از فروشندگان خود پشتيباني كنند.

مديريت محصول فروش:

مديران فروش بايد عملكرد فروشندگان شركتهايشان رابرنامه ريزي ،نظارت وپشتيباني كنند.بنابراين ،دربسياري ازشركتها سيستم هاي رايانه اي گزراش هاي تحليلي فروش راارائه مي كنندكه فروش هريك ازمحصولات ،خطوط محصول ،مشتريان انواع مشتريان ،فروشندگان ومناطق فروش راتجزيه وتحليل مي كنند.اين گزارشها درپايش عملكرد فروش محصولات وفروشندگان ونيز درتهيه برنامه هاي پشتيباني ازفروش براي بهبود نتايج فروش به مديران بازاريابي كمك مي رساند .مديران محصول نيز به اطلاعاتي براي برنامه ريزي وكنترل عملكرد هريك  ازمحصولات نياز دارند . سيستم هاي اطلاعاتي مي تواند درارائه داده هاي مربوط به قيمت ،درآمد ،هزينه ها ورشد هريك ازمحصولات موجود وتوسعه محصولات جديد ياري رسان باشند .

ترويج فروش وتبليغات :

مديران بازاريابي درتلاش هستندتادر حداقل هزينه هاي تبليغات وترويج ،فروش راحداكثر سازند .سيستم هاي اطلاعات بازاريابي ازاطلاعات تحقيقات بازار ومدلهاي ترويج براي كمك درمواردذيل بهره مي گرند: 1-انتخاب رسانه وروشهاي ترويجي  2- تخصيص منابع مالي   3- كنترل وارزيابي نتايج حاصل برنامه هاي متنوع تبليغاتي وترويجي .

 فهرست مطالب

سیستم اطلاعات تجاری   ۱
مقدمه   ۱
اهمیت اطلاعات در تجارت   ۱
ویژگیهای اطلاعات مناسب :   ۲
مقاصد کلی اطلاعات   ۳
توصیف داده ها:   ۳
– تبیین رخدادها:   ۳
– پیش بینی :   ۴
– پیشنهاد راهکارها :   ۴
– ارزیابی :   ۴
سیستم های اطلاعات فرابخشی   ۴
فرایندهایی نظیر:   ۴
بازاریابی دو جانبه (تعاملی):   ۶
اتوماسیون نیروی فروش:   ۷
مدیریت محصول و فروش:   ۷
ترویج فروش و تبلیغات:   ۸
توزیع :   ۹
بازاریابی هدفمند:   ۹
تحقیقات بازار و پیش بینی ها:   ۹
۲ – سیستم های اطلاعات تولید:   ۱۰
تولید یکپارچه رایانه ای:   ۱۰
ساده سازی:   ۱۱
خودکار کردن:   ۱۱
یکپارچه کردن:   ۱۱
تولید به کمک رایانه (CAM) و سیستم های اجرایی تولید:   ۱۲
شبکه های همکاری تولید:   ۱۲
کنترل فرایند:   ۱۲
روباتیک:   ۱۳
مهندسی به کمک رایانه:   ۱۳
۳ – سیستم های اطلاعات منابع انسانی:   ۱۴
آموزش و پیشرفت:   ۱۵
۴ – سیستم های اطلاعات حســـابداری:   ۱۵
سیستم های حسابداری آن لاین:   ۱۶
پردازش سفارش:   ۱۶
کنترل موجودی:   ۱۶
حسابهای دریافتی:   ۱۷
حسابهای پرداختی:   ۱۷
لیست حقوق:   ۱۷
دفتر کل:   ۱۸
۵ – سیستم های اطلاعات مالی:   ۱۸
مدیریت وجوه نقد:   ۱۸
تحلیل مالی:   ۲۰
برنامه ریزی و پیش بینی مالی:   ۲۱
منابع   ۲۳